学院文书档案管理制度

一、总则

1.为健全我院的档案制度，妥善保管和积累档案财富，充分发挥档案的作用，更好地为学院改革发展和各项工作服务，根据上级有关规定，结合学院实际情况，制定本办法。

2.学院档案是指本院从事教学、科研、社会服务和党政管理及其他活动中形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史资料。它是广大师生员工劳动的结晶，是学院管理水平的重要标志，是教学、科研、社会服务和党政管理工作的依据和必要条件。

3.学院建立专门的档案资料室，属院党政办公室领导，设专职档案员负责学院的档案管理，并对全院各部门的档案工作进行监督、检查和指导。各系部处室设档案柜，分别明确专职（或兼职）人员具体管理。

4.院党委、行政加强对学院档案工作的领导，及时解决档案工作中的困难和问题。

5.学院档案实行集中统一管理。各类档案一般由院档案室负责管理，有关部门对利用频繁的文件材料，可将重份或复制件整理保存，但原件及其定稿应交院档案室归档。

6.学院各部门要将业务活动中形成的各种文字、图表、声像等材料的收集、整理、归档工作纳入本部门的工作程序，作为职责之一，确定分管领导和兼职档案人员。兼职档案人员负责本部门档案材料的收集、整理、立卷、移交等具体工作。

7.学院教学、科研、管理人员在其职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案室和档案人员移交，不得据为己有，以使学院各项工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

8.各部门要积极宣传档案工作在学院工作中的重要作用，使广大教职工关心学院档案工作，积极配合档案人员将有价值的文件材料归档保存。

9.学院档案管理所需要经费，列入学院年度经费使用计划，统筹安排。

10.超过保存期限的档案，档案人员要会同有关领导和业务人员认真进行鉴定。确认失去保存价值的应予销毁，销毁档案要填写销毁清册,报院主管领导批准。销毁时要有二人监销并签字，严防失密泄密。

11.档案人员要定期检查档案保管情况，发现问题及时采取补救措施。档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品，确保档案安全，最大限度的延长档案寿命。

12.档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，应按保密纸处理或销毁。

13.档案管理人员要积极主动地提高档案的利用率，借阅档案必须严格执行借阅制度，履行借阅手续，爱护档案，不得拆散、抽取、涂改、损坏和转借，对丢失和泄密者要追究责任。

14.学校根据办学规模、发展规划和现代化管理的需要，努力按照《档案馆建筑设计规范》和《档案技术保护规范》的要求，为档案室提供符合档案管理要求的专用档案库房。库房应有防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗的保护措施，存放声像、实物、电子等特殊载体档案，应设有专门库房。　　

15. 学校有计划地为档案馆配置现代化设备，使档案管理现代化同学校管理现代化同步发展。

二、立卷归档

（一）文书立卷归档工作

1.文件材料的立卷工作，分别由党政办公室和各部门兼管文书归档人员负责，主要将现行处理完毕的具有保存价值的文件材料（文件、电报、图纸、报表、照片、音像制品等各种门类各种载体）收集齐全，立卷归档及做好立卷归档前的调阅工作。

2.案卷类目的编制方法

（1）文书立卷人员必须在每年年末，与档案人员研究第二年的案卷类目，经本部门负责人批准后使用，在使用时可以根据实际情况修改补充。

（2）编制案卷根据部门的职责范围、工作任务、工作计划和档案保管期限的有关规定，条款具体确切，具有概括性，能反映一组文件的重要组成部分。

（3）案卷类目的分类及其条款，应根据重要程度和相互之间的联系进行排列编号。

（4）案卷类目只限当年有效，第二年需要重新审查修改和补充。

（5）案卷类目编制后归学院档案室一份。

3.凡已结案的文件材料，均应由承办人负责收集齐全，交文书立卷人立卷，未办结的文件，不得立卷，立卷文书应是定案稿。

4.文件和电报应按机密程度分为普通文书和绝密文书两种类型分别立卷。党委文件单独立卷。

5.一个文件有数份并分送几个部门时，由主办部门立卷；学院内部互送文件，由制成部门立卷；几个部门共同办理的文件，由主办部门立卷；综合性的文件由学院党政办公室立卷。

6.各种重要会议，均应有专人记录，并由主办部门立卷。

7.跨年度的文件放在结案的一年；长远计划、年度计划、各种总结、报表、预算等类的文件放在针对的一年；回顾和纪念性文件放在写成的一年；制度性的文件放在公布或批准的一年。

8.立卷人员应按照文件之间建立时联系的原则以及作者、名称、地区、年代、收文机关六大特征分类立卷，立卷时要将文件收集齐全，将不同保管期限的文件分开立卷。

9.案卷标题应简明扼要，正确反映卷内文件内容。卷内文件应按系统排列，复文放在来文之前，附件放在正文之后，若附件量大可分开存放，卷内注明。

10.具有永久和长期保存价值的案卷和短期保管但需经常查找的案卷，卷内文件要逐张记号，填写卷内目录，卷内附上备考表。

11.归档范围：

（1）上级机关发来的与本院有关的通知、决定、决议、指示、条例、规定、计划、规划、批复、会议纪要等文件材料等；

（2）本院颁布的决议、决定、规章制度、办法、规定等；

（3）本院对外的正式发文与有关单位来往的文书。本院的请示、报告与上级机关的批复等；

（4）院党委会议、院长办公会议、院党政联席会议、教代会及其他重要会议的有关文件材料和记录；

（5）学院学期、学年度工作计划、工作总结、统计报表及其他重要工作总结；

（6）学院重大活动的报告、计划、总结、简报等；

（7）教学计划、教学改革、教学大纲及教学教研、科学研究等方面的文件材料；

（8）财务账册、预决算、会计报表；

（9）人事机构、人员编制、学生名册、奖惩等资料；

（10）信访工作材料；

（11）本院与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

（12）本院的历史沿革、大事记及反映本院重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

（13）有保存价值的其他重要文件材料。

12.永久和长期保存的文件应当组成案卷，在卷皮上写明文件形成组织单位的名称、案卷的起止日期、案卷标题、卷内文件张数、移交时的案卷号以及保管期限的意见。卷内文件应当排列，编页号，填写卷内目录，案卷需装订，如果文件形式特殊，如图纸可装纸袋。

13.短期保管的案卷应当组成案卷，卷皮上写明文件形成组织单位名称、一般不需编张号和填写卷内目录。

14.所有案卷，在向档案室移交前应当编好案卷目录，一式两份，一份由档案室签字后留原单位备查，一份存档案室。逐卷点清无误后签字交接。

15.案卷装订应合乎保护文件、便于利用、整齐美观的要求。对有特殊价值的文件可不装订。

16.向院档案室移交的案卷应是需保存五年及以上的，五年以下的各部门分类分卷自行保管，供日常使用。

17.学院档案室对各部门文书处理人员的立卷工作应经常给予帮助，解决立卷工作中的实际问题，保证立卷质量。

18.归档时间：各党政部门和能按年归档的部门，应在次年三、四月份归档，能独立组卷的某一重要会议和重要工作结束后可以随时归档；教学部门和能按学年归档的部门，应在次学年度十一、十二月归档；科研、基建部门在项目完成后两个月归档；五万元以上仪器设备的随机材料在开箱后立即归档；财务部门应于每年四月底前移交应归档的档案。

（二）关于不需要立卷归档文书材料的范围和销毁办法

1.不需要归档立卷文书材料的范围

（1）上级机关送来的只有临时参考意义的文件材料（一般会议的文件材料、简报，非本单位干部任免、处分的通知，印章的启用，与学院无关的业务材料，其他失去参考意义和历史价值的文件材料）。

（2）纯事务性的文书材料（如事务性通知、一般函件、外调介绍信和联系工作的介绍信存根、信封等）。

（3）一般文件的历次和未成文的废稿。

（4）院属各单位的一般性请示、报告、计划、总结。

（5）非隶属机关寄来的不需要办理的抄件。

（6）同级机关、兄弟单位抄送的文书材料。

（7）被学年度、学期已经包括了的工作计划、小结和报告等。

（8）重份文件和复印文件。

（9）一般的来信来访材料。

（10）历次政治运动中的批判材料,未经核实的检举揭发材料和个人被迫写的有不实之词的检查材料。

2.销毁办法

（1）中央、国务院、省市委、省市政府发至学院的文件，均应做好整理临时保管，按上级要求处理，不作销毁。

（2）不需立卷归档的材料先行整理保管，在材料形成的第三年销毁。

（3）凡准备销毁的材料要造册登记，写出书面报告，说明销毁理由，经院党政办公室负责人复查，报院领导审查批准后实施销毁。

销毁材料必须实行二人监销，在销毁清册上要注明销毁日期、地点，并由监督人签字。严禁出售和另作他用。销毁清册要立卷归档，以留存查。

三、档案借阅

（一）院内借阅

1.本院教职工借阅档案（包括文书档案和技术档案资料）时，持调档单，到档案室填写调卷登记簿；退还时，档案管理员应详细检查及时注销，放回原处。

2.借阅一般档案材料，应办理登记手续，由党政办公室主任（或副主任）审批；若借阅重要档案材料特别是密级材料，由院领导审批，未经允许严禁摘抄、拍照、翻印和复印档案材料。机密档案材料必须在规定的时间和地点查阅，未经批准不得抄录。

3.借阅人要负责借调档案的保管和保密，查阅时，不得折叠、撕毁、增删、剪裁、勾画、涂改、划框、划线作记号等。如发现损坏或丢失，应写出详细的检查报告，学院将酌情处理。

4.查阅人员只能查阅同意查阅的部分，不得扩大查阅范围。如需摘录卷内的有关内容，应征得管理人员同意后，方能抄录。抄录要完整，不得断章取义或任意加添，抄录后经管理人员院对后签上意见，加盖公章，方能生效。

5.严守机密，查阅中了解到的内容不得外传。

6.借出使用的档案，应按期归还，不得私自转给他人，如需转借，必须到档案室办理转借手续。

7.借阅期限，文书档案，以十天为限，技术档案可根据需要确定日期，一般最长时间不得超过一个月，如需延长借期，可按规定办理续借手续。

8.毕业班同学因进行毕业设计，需要借阅技术档案资料时，须经负责该项设计的指导老师办理借阅手续，然后在资料室阅览，一律不准带出室外，亦不能外借。

9.调卷人调动工作时，离院前务必将所借档案归还档案室。

（二）外单位借阅

1.借阅一般（包括机密）档案，凭单位正式公函并经党政办公室主任批准，按指定范围，予以查阅。借阅和抄录密级档案时，凭单位党委介绍信，并在信中写明名称、用途和范围（包括抄录和复制）经分管院领导批准后方可借阅。抄录完后经有关负责人检查无误方可带走。

2.外单位对所借的档案资料，应负完全的保管和保密责任，借阅期限为半个月，到期必须归还。

四、档案保密

1.我院档案材料涉及学院工作的各个方面，确保档案的安全，是档案工作的重要职责之一。档案管理人员要认真学习和贯彻执行《档案法》和《保密法》，切实做好档案的保密工作。

2.档案管理人员和利用者均应树立保密观念，增强保密意识，保守国家机密。

3.档案中凡是上级发至我院带密级（未解密）的文件、材料和本院所产生的带密级（未解密）的文件、材料等都属于保密范围。

4.档案中虽不属国家秘密，但应当作为内部事项管理和限制使用的材料，不得擅自提供与扩散。

5.档案密级划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。由档案形成单位和业务主管部门根据上级有关规定具体划分。

6.严格管理机密档案，工作人员不得将机密档案私自带出档案室或外传，严禁摘抄、拍照、翻印和复印机密档案。

7.凡管理机密档案的人员一律不准在无关人员面前或电话、通信中谈论和泄漏机密档案内容。

8.利用者对所借阅的档案文件、技术图纸、照片、实物等必须妥善保管，及时归还，不得携带到公共场所或家中。

9.发生档案失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告学院保卫部门和上级保密领导部门。

10.对违反保密制度，造成失密、泄密和档案被盗事件者，应按其性质及情节给依法进行处理。

11.各类档案有专门保密规定的，严格按专门规定执行。

五、档案管理人员职责

（一）专职档案管理人员职责

1.认真学习、宣传、贯彻《档案法》和有关档案工作的规定，建立健全各项规章制度，依法管理档案。

2.负责本院档案的接受、征集、整理、鉴定、保管、统计工作，定期总结，搞好各种资料的科学管理。

3.经常深入各部门作好平时、年终文书立卷的指导，充分发挥档案室的指导、监督和检查作用。

4.认真清点和检查各业务处室移交的各类档案案卷与资料编研材料、检索工具，发现问题及时解决，对已接收的档案、资料及时整理、统计、鉴定、排列上架。

5.组织各处室兼职档案人员进行档案工作的业务学习、培训、总结交流经验。

6.负责档案史料、大事记、组织沿革、文件汇编、数字汇编、全宗介绍必备检索工具的编研。积极开展档案工作多种形式的服务，提供利用，努力提高档案利用的效益。

7.负责档案的统计工作，定期清点核对档案、保证目录与档案相

8.严格执行档案工作管理制度，严格贯彻查、借阅制度，做到不损毁、不遗失、不泄密。

9.提高自身素质，钻研业务，熟悉档案工作现代化的性能，并能熟练使用，不断提高档案科学管理水平。

（二）各系、各部门分管档案工作负责人主要职责　

1．组织本单位职工学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，将档案工作纳入部门工作计划；　　

2．加强与学校档案室的联系，共同做好对兼职档案员的业务指导、监督和检查；　　

3．支持本单位兼职档案人员开展工作。　　

（三）各系、各部门兼职档案员主要职责

1．认真学习国家档案工作法规和学校档案工作规章制度；

2．负责本单位文件材料的形成、积累、保管、整理和归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，并按规定时间向档案馆移交；

3．参加档案业务学习，提高档案工作能力；

4．主动接受档案系的业务指导、督促和检查；

5．做好文件材料的安全和保密工作。

六、考核、奖励与处罚

（一）建立档案工作检查、考核和评估制度。学院每两年对相关系部档案工作进行考评，对在年度档案工作中表现突出的集体和个人、予以表彰。

(二)有下列行为之一者，可视情节轻重按《档案法》和《江苏省档案管理条例》规定，建议学校给予处分；造成损失的，可根据档案价值和数量，责令赔偿，情节严重、触犯刑律的，还应依法追究法律责任。

　　1．损毁、丢失属于学校所有的档案的；　　

　　2．擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应当保密的档案的；

　　3．涂改、伪造档案的；

　　4．擅自出卖或者转让学校档案的；　

　　5．倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠给外国人的；

　　6．学校公务活动中形成的重要文件材料应归档而拒不归档或造成丢失的；

　　7．明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的；

　　8．档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。